Loading...
HomeMy WebLinkAboutPZ Minutes; 09-10-12 City of Lake Elmo  Planning Commission Meeting  Minutes of September 10, 2012    Chairman Williams called to order the meeting of the Lake Elmo Planning Commission at  7:01pm.      COMMISSIONERS PRESENT: Williams, Bloyer, Hall, Haggard, and Fliflet;  COMMISSIONERS ABSENT: Obermueller; and  STAFF PRESENT: Planning Director Klatt and City Planner Johnson.     Approve Agenda:    Chairman Williams asked to add a discussion of the Planning Commission schedule  before the updates.    M/S/P, Williams/Hall, move to approve the agenda as amended, Vote: 5‐0.     Approve Minutes:      July 23, 2012 – M/S/P, Hall/Williams, motion to accept the minutes for July 23rd as  presented, Vote: 5‐0.    August 13 – M/S/P, Hall/Fliflet, move to accept the minutes for August 13th as  presented, Vote: 4‐0, Williams abstained.    August 27 – M/S/P, Williams/Bloyer, move to accept the minutes for August 27th as  amended, Vote: 4‐0, Hall abstained.    Chairman Williams made three corrections to the minutes.    Public Hearing: Conditional Use Permit – Gatsby Investors LLC    Planning Director Klatt gave a presentation about the proposed grading project at 9242  Hudson Blvd. N.  He provided a location map of the proposed project, showing the  neighboring properties.  Regarding the site, Planning Director Klatt highlighted the  surrounding land uses, which are predominantly retail in nature.  In the location of the  proposed grading project, the Summit Board Shop has an existing small hill used for the  demonstration of ski and snowboarding equipment.  This proposal would enlarge the  scale of this existing hill.  Lake Elmo Planning Commission Minutes; 9‐10‐12      2    Lake Elmo Planning Commission Minutes; 9‐10‐12  Planning Director Klatt noted that this proposal requires Planning Commission review  due to the movement of over 400 cubic yards of material per acre of the site, requiring a  conditional use permit.    Planning Director Klatt moved on to provide the history of the site.  The zoning is  General Business.   In addition, there are some site constraints, including a BP pipeline  easement, an existing septic system, and access issues.     Going into further detail, Planning Director Klatt noted that the proposed project  includes grading of approximately 5 acres.  The northern portion of the side will serve as  a storm water retention pond.  Also, the grading will extend into the adjacent property  owned by Dale Properties, who is a co‐signer on the application.    Regarding Staff comments, Planning Director Klatt noted that the grading limits may not  extend into the existing drainfield of the septic system.  In addition, an access easement  must be granted to gain access to the storm water pond.  To allow this application to  proceed, the applicant must obtain/complete the following items:  • Written authorization from the gas line easement holder.  • So. Washington Watershed District Permit must be obtained  • Maintenance agreement must be drafted.  • Easements over the pond must be obtained.  • NPEDS Permit must be obtained.  Staff recommendation is that the Planning Commission table this item until the  additional items are provided.      In addition to showing the location of the septic drainfield, Klatt went through the tree  preservation/removal plan.  He noted that the applicant must replace or replant 50% of  the trees that are being removed.    Planning Director Klatt opened the floor to questions from the Planning Commission.    Commissioner Bloyer asked about the issue of the drainfield.  In addition, he noted that  sewer may be available in that area soon.    Planning Director Klatt noted that the grading cannot disturb the drainfield.  In addition  a holding tank scenario would only suffice for 12 months.  Regarding the timeline for  sewer it is not clear whether it would be available in 12 months.    Commissioner Bloyer asked if the Planning Commission could approve the proposal with  the attached conditions.    3    Lake Elmo Planning Commission Minutes; 9‐10‐12  Planning Director Klatt noted that the additional work necessary for this project will  most likely change the project in a significant enough way to warrant the proposal to  come back to Planning Commission for review.    Commissioner Haggard asked about the future land use of the adjacent properties.    Planning Director Klatt noted that there is commercial and residential uses nearby in the  future land use map of the I‐94 Corridor.    Commissioner Haggard asked about utilizing lighting and fences to buffer the use from  the future development.    Planning Director Klatt noted that the applicant could answer these questions.    Mr. Joe Heinen, the applicant, made a small presentation.  He noted that he has owned  the building since 2003 and runs the Summit Board Shop.   The shop includes an indoor  skate park sized at over 10,000 square feet.  Regarding the proposed hill intended to be  used for skiing and snowboarding, the applicant noted that it is intended for skill  development and demonstration. In addition, the hill will be an important part of the  business’ marketing strategy in terms of hosting small events. Finally the applicant  noted that the size of hill will not rival any of the Metro areas ski hills.  It is more  intended as an opportunity for kids as an after school opportunity as opposed to a full  day excursion.    Commissioner Haggard asked about fencing and lighting.    Mr. Heinen noted that they fully intend to meet the City’s lighting ordinance.  In  addition, a fence may be helpful for safety reasons to keep people out of the area after  it is closed.    Chairman Williams asked the applicant how late the shop is open.     Mr. Heinen noted that the store is open until 9pm, after which the hill would be closed.    Commissioner Hall asked if all the skiing would take place on the south‐facing hill.    Mr. Heinen noted that all the skiing would take place on the southern portion of the hill.    Chairman Williams opened public hearing at 7:45pm.    There were no comments made by the public.    Chairman Williams closed the public hearing at 7:46pm    4    Lake Elmo Planning Commission Minutes; 9‐10‐12  Commissioner Fliflet asked if the amount of existing parking is adequate for the  proposed use.    Planning Director Klatt noted that the site plan shows 88 parking stalls, and the  applicant at the time asked to install 40 parking stalls.  Since this time, parking stalls  have been added and are made of crushed rock.  If theses stalls are going to be used  moving forward, than they must be paved to come into compliance.    Chairman Williams asked if the parking should be addressed through this conditional  use permit.    Planning Director Klatt noted that if the proposed use is proven to generate additional  parking needs, than the conditional use permit should include provisions for additional  parking.    Commissioner Haggard asked if there are any necessary permits for the events that the  retails shop may host.    Planning Director Klatt noted that events that are intended to support the retail  business do not require special event permits.  Staff is approaching this project as a  grading permit.    Chairman Williams asked why this action is not addressed through a grading permit vs.  conditional use permit.    Planning Director Klatt noted that the nuance of the Code requires that we review this  proposal as a conditional use permit.  The use on the site is currently permitted.  The  only reason that this is reviewed by the Planning Commission is the magnitude of the  grading permit.  This proposal is not commonplace, and that is the reason that such a  proposal is reviewed with this procedure.    Commissioner Haggard asked if there are any scenarios where the use of the property  may not be in compliance.    Planning Director Klatt noted that within the existing Code and GB zoning district, retail  stores may have events if it is associated with the retail activity.  If the applicant decided  to charge for the use of the ski hill, than this use would fall under a different land use  category.     Commissioner Hall asked if the applicant would be allowed to have additional signage  on the proposed hill above and beyond the allowance in the existing sign code.    5    Lake Elmo Planning Commission Minutes; 9‐10‐12  Klatt noted that this property is already at the maximum for free standing signs.  If the  property owner wanted to install a new sign in the place of the existing sign, then he  would still need to meet the existing sign code.    Commissioner Bloyer noted that he supports the project because it provides a unique  business to Lake Elmo that would add character and provide recreational opportunities  for residents.    Planning Director Klatt explained how parking requirements are calculated.  These  calculations are based on the square footage of retail space.    Chairman Williams asked the applicant if his grading plan would change if the sewer  were available.    Mr. Heinen noted that if sewer were available, he would proceed with his existing  grading plan.    Chairman Williams noted that Planning Commission should postpone consideration of  this proposal until the applicant has provided the required changes and additional  items.    M/S/P, Fliflet/Hall, move to postpone consideration of the proposal until the additional  requirements highlighted by Staff can be resolved by the applicant, Vote: 5‐0.    Business Item: Planning Commission Schedule Discussion    Chairman Williams noted that the City Clerk mentioned a proposal to reduce the  Planning Commission schedule to one meeting per month with the second meeting  available as demanded by the work schedule.    Commissioner Bloyer noted that he did not wish to reduce the number of meetings  because it would extend the amount of time applicants and residents would have to  wait to get planning and zoning items completed.    Chairman Williams noted that he supports two meetings a month because as soon as  sewer is extended, development applications will greatly increase, requiring more  meetings.  In addition, he noted that he would support cancellation of some meetings if  Staff felt that it was warranted.    Planning Director Klatt noted that there are merits for both arguments.  He also noted  that the City Code requires the Planning Commission meet twice a month.    6    Lake Elmo Planning Commission Minutes; 9‐10‐12  Commissioner Fliflet noted that recruitment for Commissioners should increase.  In  addition, the Planning Commission has often tabled items in need of further review or  consideration.  For that reason, having two meetings per month keeps things moving.    City Council Updates    The City Council approved the amendment to the shoreland standards of the City Code  to allow structures used for watercraft storage up 400 square feet in size.    The City Council approved the Malmquist RAD‐2 development extension for a period of  6 months.    Commissioner Bloyer asked about the consequences if the extension was not granted    Planning Director Klatt noted that the applicant would have to resubmit the proposal.   In addition, it is the burden of the applicant to prove that the extension is warranted.      Staff Updates    The Planning Commission has an upcoming meeting on September 24, 2012.    The Planning Department and Village Work Group will host a town hall meeting related  to Village Area planning on September 20, 2012 at 6:30pm.    Commissioner Jennifer Pelletier submitted her formal resignation from the Planning  Commission.  The Planning Commission is now down to 6 full voting members.    Chairman Williams asked that notice for Planning Commission vacancies be put up in the  new library.    Commissioner Fliflet asked the City Staff to reach out to previous commissioners.    Commission Concerns     Commissioner Hall noted that he will be unable to attend the next meeting.        Adjournment at 8:24pm      Respectfully submitted,      7    Lake Elmo Planning Commission Minutes; 9‐10‐12    Nick Johnson  City Planner