Laserfiche WebLink
  <br />APPENDIX A: FEDERAL PROCURMENT CARD USE POLICY  <br />  <br />USE OF PROCUREMENT CARDS  <br />The City has authorized the use of procurement cards (Pcard) under Minnesota Statute §471.382 by City  <br />employees to make purchases on behalf of the City. Procurement Cards are defined as: Retail store  <br />issued purchasing cards or credit cards.  <br />  <br />AUTHORIZATION  <br />The City of St. Anthony will provide Pcards to Departments that show a business reason for usage of  <br />one. The Pcard will be issued in the employee’s name.   <br />  <br />As a delegate of the City Manager, only a department managers may request a Pcard for staff having a  <br />business reason for its usage.  <br />  <br />Employees that are not authorized account holders, shall not retain Pcard information or make  <br />purchases using a City issued Pcard without prior approval from an authorized account holder.  <br />  <br />The City’s Finance Department shall be responsible for the maintenance of the City Pcard, including  <br />account maintenance, setting purchase limits, authorizing use of physical cards, etc.  <br />  <br />USERS  <br />All employees authorized to use a City Pcard are required to sign a Pcard user agreement form:  <br />Employee purchase card agreement which will be retained on file by the Finance Department. The  <br />Pcard user agreement also needs to be signed by the applicable department manager. The terms of the  <br />Pcard user agreement form are considered a part of this policy.  <br />  <br />Upon termination of employment with the City, the City issued Pcard must be returned to the City  <br />Accountant on or before the employee’s last day of employment.  <br />  <br />If Pcard is lost or stolen, the cardholder must contact card member services and cancel the card  <br />immediately. The cardholder must also notify the Assistant Finance Director and/or the City Accountant.  <br />  <br />The cardholder issued in one’s name must only be used by that individual. The Finance Department  <br />must be notified immediately of any problems, issues or discrepancies an employee has with the use of  <br />the City Pcard.  <br />  <br />Personal use of the City issued Pcard is prohibited. Purchases that do not comply with City policies, or  <br />that are not approved by the City Council, may become the personal responsibility of the card holder  <br />and/or purchaser. Improper use of the Pcard may result in disciplinary action as outlined in the City’s  <br />Personnel Policy.  <br />  <br />PURCHASES  <br />Each card holder will be responsible for ensuring that purchases made with their card comply with  <br />Minnesota Statutes, the City’s Procurement Policy, and this Pcard Use Policy.  <br />  <br />28