Laserfiche WebLink
<br /> <br /> <br /> <br />14669 Fitzgerald Avenue North, Hugo, MN 55038   • (651) 762‐6300  •   www.ci.hugo.mn.us  <br />  <br />  <br />  <br />  <br />  <br />TO: Honorable Mayor Tom Weidt and Members of the City Council  <br />FROM: Anna Wobse, Finance Director  <br />SUBJECT: Donation of Surplus Equipment to Nonprofit Organizations  <br />DATE: For the City Council Meeting of July 18, 2022  <br /> <br /> <br />DESIRED COUNCIL ACTION <br />  <br />Motion to Adopt Policy on Donating Surplus Equipment to Nonprofit Organizations.  <br />  <br />BACKGROUND <br />  <br />In 2016, the Minnesota Legislature passed a new law allowing local governments to donate surplus equipment to  <br />nonprofit organizations.  State Statutes define surplus equipment as “equipment used by a local government public  <br />works department, and cellular phones and emergency medical and firefighting equipment that is no longer needed by  <br />the local government because it does not meet industry standards for emergency medical services, police or fire  <br />departments, or has minimal or no resale value”.   <br />  <br />Before a city is allowed to donate surplus equipment, State Statutes require the city to adopt a policy on how it will  <br />determine what qualifies as surplus equipment eligible for donation and how it will select nonprofit organizations  <br />eligible to receive donations.  The policy is also required to disclose to the nonprofits that the surplus equipment may  <br />be defective and cannot be relied on for safety purposes.   <br />  <br />The law also added a new municipal tort immunity to Minnesota Statutes stating that municipalities, including all cities,  <br />are immune from liability for any tort claim resulting from the use of surplus equipment donated by a city to a nonprofit  <br />organization.   <br />  <br />Staff has assembled a policy that establishes procedures for identifying surplus equipment and for the donation of  <br />surplus equipment to nonprofit organizations.  The policy will apply to all city departments who generate surplus  <br />equipment.  Nonprofit organizations formed under section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code and who serve a  <br />public purpose will be eligible to receive donations of surplus equipment.   <br />  <br />RECOMMENDATION <br />  <br />Staff recommends that the City Council approve the Policy for Donation of Surplus Equipment to a Nonprofit  <br />Organization.  <br />  <br />ATTACHMENTS <br />Policy for Donation of Surplus Equipment to a Nonprofit Organization   <br />  <br />  <br />  <br />  <br />  <br />  <br />  <br />  <br />