Laserfiche WebLink
  <br />  <br />TASK ORDER NO. 24: AMENDMENT #1 – STILLWATER AREA SCHOOL DISTRICT UTILITY IMPROVEMENTS   Page 3 of 5  <br />                                           <br />  <br />3. Bidding Phase Services.   <br /> Submit “Advertisement for Bids” to Stillwater Gazette and Quest CDN.  <br /> Distribute plans and specifications as requested by bidders.  <br /> Maintain planholder list.  <br /> Respond to bidders’ questions and issue addenda as necessary.  <br /> Tabulate bid in electronic format.  <br /> Prepare contract award recommendation letter.  <br />  <br />4. Construction Phase (Administration and Observation) Services.    <br /> Attend and conduct the preconstruction meeting and prepare meeting minutes.  <br /> Create conformed plans and project manual.  <br /> Conduct weekly construction meetings with the contractor and city representative as  <br />needed.  <br /> Coordinate and provide construction staking.   <br /> Review and respond to project submittals and shop drawings.  <br /> Review and respond to Request for Information (RFIs).  <br /> Review change order requests and make recommendations to the city engineer.   <br /> Review request for payments and make recommendations to the city engineer.  <br /> Perform construction observation services in accordance with the approved contract  <br />documents including all subsequent addendums and change orders.  <br /> Provide the CITY with copies of field reports on a weekly basis, or more frequently as  <br />requested, including weather logs, daily progress reports, reports on quantities installed  <br />on  the  construction  site,  and  other  reports  as  outlined  in  a  project’s  Contract  <br />Documents.  The  reports  and  records  shall  be  in  such  form  and  setting  forth  such  <br />information and data as is reasonably requested by the CITY.  <br /> Coordinate onsite material testing with city‐hired geotechnical firm.  <br /> Attend  onsite  walk  through  for  substantial  completion  and  create  punch  list  of  <br />remaining items.  <br /> Attend onsite walk through for final completion.  <br /> Prepare and submit record drawings in electronic format (AutoCAD and PDF) and hard  <br />copy format (1 full size and 2 half‐size) based upon staking information and information  <br />provided by the contractor and city.  <br /> Prepare and submit the utility as‐built survey data as GIS Shape Files, including relevant  <br />asset information (such as date of install, material type, size, structure type).  <br />DELIVERABLES:  <br /> Conformed Plans and Project Manual in electronic format (PDF) and hard copy  <br />format for contractor and city (number of copies as requested).